Zpřehledněte si práci a už nikdy nezapomeňte na důležité termíny

Post date:

Author:

Category:

Nebombardujte zaměstnance stále novými a novými příkazy. Místo toho dbejte na rovnoměrné rozdělení projektů a kontrolujte kapacity zaměstnanců. Udržujte si přehled nad plněním úkolů, práci jim přidělujte průběžně, ale ne chaoticky. Nýbrž promyšleně a s ohledem na jejich možnosti. Zbavte se zmatků a zpřehledněte sobě i svým kolegům práci. Projekty budete odevzdávat včas a udržíte si spokojené zákazníky. Poradíme vám, jak!

Základem dobře odvedené práce je její organizovanost, tedy především efektivní řízení projektů. Zvláště pokud jste manažer, který dbá na rozdělení projektů týmu, udržujte si neustálý přehled. Máme pro vás několik rad, které vám pomůžou zefektivnit pracovní workflow a odevzdávat věci ve stanovených termínech.

1. Přesným zadáním předejdete chybám

Ačkoliv si teď možná klepete na čelo a říkáte si „No to je snad jasné, ne?“ Zamyslete se, zda práci zadáváte opravdu důkladně. Oříšek je totiž v tom, že pokud vy sami komunikujete s klientem a věnujete se podrobně celému projektu a následně zadáváte dílčí úkoly jednotlivým zaměstnancům, můžete zapomenout na nějaké klíčové informace jednoduše z toho důvodu, že se vám zdají zcela samozřejmé, a proto je už ani nezmiňujete. Ale vašemu zaměstnanci, který o projektu třeba slyší úplně poprvé, často samozřejmé nejsou.

Naší radou pro efektivní řízení projektů tedy je: zadávejte úkoly zcela jasně a srozumitelně se všemi informacemi, které by zaměstnanci mohly práci více přiblížit a ulehčit. Raději něco říct vícekrát než vůbec. Předejdete tak chybám, předělávání a upravování projektů z důvodu nedostatečné informovanosti. V ideálním případě se zaměstnanců průběžně ptejte, zda všemu rozumí a nepotřebují s něčím poradit.

2. Mějte přehled

A to ve všech směrech. U projektů jasně určete, kdy je konečný termín odevzdání pro vaše zaměstnance, jaký je čas na kontrolu a úpravy a kdy je finální termín pro odevzdání klientovi. Kdo je odpovědný za celý projekt, kdo pracuje na dílčích úkolech a kam se ukládají všechny výstupy. K těm by měli mít přístup všichni, kdo se na projektu podílejí.

Zapomeňte na psaní lístečků, ale všechny informace mějte pohromadě na jednom místě u daného projektu – ideálně v nějakém projektovém nástroji. Obecně doporučujeme rezignovat na papírové poznámky a zadání, ale převést vše do digitální podoby do tzv. bezpapírové kanceláře. V elektronických dokumentech se snadněji hledá a vyhnete se tak duplicitnímu zapisování.

Mějte přehled v kontaktech. A to jak u projektů – kdy by na sebe měli mít kontakt všichni, kdo na projektu pracují – tak i v kontaktech na klienty. Mějte je uspořádané na jednom místě a pravidelně kontrolujte, zda jsou stále aktuální.

3. Buďte realističtí

Projektů naberte jenom tolik, kolik můžete vy a váš tým zvládat. V případě přeplněných kapacit, řekněte klientům na rovinu, že nestíháte. Pokud si na vaše služby budou chtít počkat, udělají to. Je to lepší varianta, než stanovit nerealistické termíny a pak dřít celé oddělení z kůže nebo porušit smluvený termín.

Tip: Pokud je to možné, tak si vždy na každý projekt dejte čas navíc. Pokud ho stihnete dříve, hurá sláva. Ale pokud se stane, že nestíháte, víte že zde máte časovou rezervu.

4. Používejte nástroje pro efektivní řízení projektů

S projektovým plánováním vám pomůžou různé softwary. Buď můžete používat více různých aplikací nebo se spolehnout na jeden komplexní nástroj, který zvládne vše, co vaše firma potřebuje. Takovým je třeba Lamael. Umožňuje přehledné plánování všech projektů, řízení týmů, ukládání dokumentů, týmovou komunikaci i přehled v kontaktech, vykazování času a snadnou 100% fakturaci. Má dokonce virtuální nástěnku a mnoho dalších funkcí. Vyzkoušet ho můžete na 14 dní zdarma.

Výroba plastů musí být kvalitní a spolehlivá

0
S plasty se setkáváme nejen v pracovních procesech, ale i v běžném životě. Proto výroba plastů musí být především kvalitní....

Máte rádi severský, moderní, venkovský nebo minimalistický styl? Ukážeme vám dveře, které jej skvělé doplní

0
S čím se vlastně ladí dveře? S podlahou, nábytkem nebo okny? V našem článku vám poradíme, jak perfektně sladit vaše...

Jaké peněženky jsou letos v módě?

0
Móda v oblasti oblečení se mění častěji než aprílové počasí, peněženky jsou specifickým módním doplňkem a móda se...